अंतर को क्या कम करता है?
इस श्रृंखला के पिछले दो लेखों में समस्या का सटीक वर्णन किया गया है: अधिकांश KPI स्टैक संरचनात्मक रूप से विचलन का पता लगाने के बजाय इरादे की पुष्टि करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, और रणनीतिक इरादे और Field हकीकत के बीच जो अंतर रह जाता है, वह तब तक दिखाई नहीं देता जब तक कि वह बहुत बड़ा न हो जाए। यह लेख जिस प्रश्न का उत्तर देता है, वह समस्या से कहीं अधिक सरल है: इस अंतर को कैसे दूर किया जाए?
न तो अधिक डेटा, न ही बेहतर डैशबोर्ड, न ही अधिक बार रिपोर्टिंग चक्र। यह कमी संरचनात्मक है, और संरचनात्मक कमियां तभी दूर होती हैं जब आर्किटेक्चर में बदलाव होता है।
तीन लुप्त स्थितियाँ
परिणामों की पुष्टि करने के बजाय विचलन का पता लगाने में सक्षम मापन प्रणाली के लिए मौजूदा रिपोर्टिंग संरचना में तीन संरचनात्मक संशोधन आवश्यक हैं। इनमें से कोई भी महंगा नहीं है। किसी के लिए भी नई तकनीक की आवश्यकता नहीं है। इन सभी के लिए निर्णय संकट के समय के बजाय प्रतिबद्धता के समय ही लेना होगा।
पहला है आधारभूत स्तर। हर प्रतिबद्ध प्रक्रिया के लिए एक आरंभिक बिंदु आवश्यक होता है — प्रतिबद्धता किए जाने के समय लिया गया एक माप, जो यह निर्धारित करता है कि लक्ष्य प्राप्ति से पहले प्रक्रिया वास्तव में कहाँ है। आधारभूत स्तर लक्ष्य नहीं है। यह एक माप है। यह अंतर महत्वपूर्ण है: लक्ष्य यह बताता है कि कोई संगठन कहाँ जाना चाहता है; आधारभूत स्तर यह बताता है कि वह वर्तमान में कहाँ है। आधारभूत स्तर के बिना, प्रत्येक बाद का माप एक हवा में तैरते डेटा बिंदु के समान है। आधारभूत स्तर के साथ, प्रत्येक बाद का माप प्रगति का माप है — और प्रगति ही वास्तव में विचलन है।
दूसरा है प्राकृतिक प्रक्रिया सीमा। व्हीलर और शेवर्ट की सांख्यिकीय प्रक्रिया नियंत्रण पद्धति से ली गई, प्राकृतिक प्रक्रिया सीमा सामान्य भिन्नता और कार्रवाई योग्य वास्तविक संकेत के बीच की सीमा को परिभाषित करती है। सीमा के अंदर कोई भी रीडिंग शोर होती है - नियंत्रण में चल रही प्रक्रिया की अपेक्षित भिन्नता। सीमा के बाहर कोई भी रीडिंग एक संकेत होती है - इस बात का प्रमाण कि अंतर्निहित प्रक्रिया में कुछ परिवर्तन हुआ है, न कि केवल सतही माप में। प्राकृतिक प्रक्रिया सीमा के बिना, कोई संगठन खराब दिन और खराब प्रवृत्ति के बीच अंतर नहीं कर सकता।
तीसरा है पूर्व-संकेत सीमा। प्रतिबद्धता के समय, प्रतिबद्धता करने वाले पक्ष द्वारा स्वेच्छा से निर्धारित की गई यह पूर्व-संकेत सीमा, प्राकृतिक प्रक्रिया सीमा से नीचे के स्तर पर होती है और यह प्रारंभिक चेतावनी स्तर है। यह सांख्यिकीय सीमा के उल्लंघन से पहले, संकेत के स्पष्ट होने से पहले और हस्तक्षेप की समय सीमा समाप्त होने से पहले सक्रिय हो जाती है।
यह एक संरचनात्मक गारंटी है कि किसी संगठन को उसके विफल होने के बाद, कार्रवाई करने का समय रहते ही चेतावनी दी जाएगी, न कि विफलता की पुष्टि होने पर।
क्रम क्यों मायने रखता है
ये तीनों स्थितियाँ परस्पर विनिमय योग्य नहीं हैं, और ये बताए गए क्रम के अलावा किसी अन्य क्रम में कार्य नहीं करती हैं। आधार रेखा सर्वप्रथम होनी चाहिए, क्योंकि इसके बिना न तो प्रक्रिया सीमा और न ही थ्रेशोल्ड को सही ढंग से कैलिब्रेट किया जा सकता है। प्रक्रिया सीमा द्वितीय स्थान पर होनी चाहिए, क्योंकि इसके बिना थ्रेशोल्ड का कोई सांख्यिकीय आधार नहीं होता है। थ्रेशोल्ड अंत में होना चाहिए, क्योंकि यही वह कारक है जो वास्तव में प्रारंभिक चेतावनी प्रदान करता है, और यह कार्य तभी सही ढंग से कर सकता है जब आधार रेखा और सीमा दोनों पहले से ही निर्धारित हों।
प्रक्रिया इस प्रकार है: प्रतिबद्धता, आधारभूत स्तर स्थापित करना, सीमाएँ निर्धारित करना, सीमाएँ निर्धारित करना, संचालन करना। मानक KPI प्रक्रिया इस प्रकार है: प्रतिबद्धता, संचालन, रिपोर्ट करना। इन दोनों प्रक्रियाओं में अंतर एक ऐसी प्रणाली का है जो विचलन का पता लगाने के लिए डिज़ाइन की गई है और एक ऐसी प्रणाली का है जो पूर्णता की पुष्टि करने के लिए डिज़ाइन की गई है।
व्यवहार में यह कैसा दिखेगा
Cooperative में, पूर्व-संकेत सीमा एक मैन्युअल रूप से निर्धारित स्तर होता है - जिसे समन्वयक द्वारा तय किया जाता है, और यह संचालन की आवश्यकतानुसार संग्रह आवृत्ति पर आधारित होता है, न कि बाहरी रूप से थोपा जाता है - जिसके नीचे सामूहिक रीडिंग होने पर प्रारंभिक चेतावनी जारी हो जाती है। यह सांख्यिकीय सीमा के उल्लंघन से काफी पहले ही सक्रिय हो जाता है, उस समय जब कारण का पता लगाया जा सकता है और सुधार संभव होता है।
द्विपक्षीय अवसंरचना समझौते में, यही संरचना एक राजनयिक प्रतिबद्धता को - जो वर्तमान में डिजाइन के अनुसार असत्यापित करने योग्य है - दुनिया के बारे में एक दावे में बदल देगी जिसे Field स्तर पर लगातार एकत्र किए गए अवलोकन योग्य डेटा के संदर्भ में पुष्टि, योग्य या अस्वीकृत किया जा सकता है।
सरकारी अवसंरचना कार्यक्रम में, पूर्व-संकेत सीमा किसी भी जांच से महीनों पहले ही उस बिंदु को पकड़ लेती, जहां निर्माण प्रगति के आंकड़े मूल प्रतिबद्धता द्वारा निर्धारित लक्ष्य से नीचे गिरने लगते। यह किसी आरोप के रूप में नहीं, बल्कि सूचना के रूप में होता — ऐसी सूचना जो भविष्य के संकट को वर्तमान सुधार में बदल देती है।
ईमानदार सीमा
ये तीनों स्थितियाँ संरचना संबंधी अंतर को तो पाट देती हैं, लेकिन इच्छाशक्ति संबंधी अंतर को नहीं। जो संगठन भटकने से बचना चाहता है, वह स्वेच्छा से पूर्व-संकेत सीमा निर्धारित नहीं करेगा—क्योंकि सीमा, अन्य बातों के अलावा, भटकाव को उजागर करने का सबसे पहला उपलब्ध तंत्र है, इससे पहले कि उसके पास अपना बहाना तैयार हो।
इसका समाधान ठीक उसी तरह के बाहरी दबाव से हो सकता है जैसा कि इस वर्ष की एक ही तिमाही में तीन स्वतंत्र संस्थानों ने लागू किया था - क्रेडिट रेटिंग में गिरावट, एक विकास बैंक का सार्वजनिक बयान, और सरकार द्वारा विकास पूर्वानुमान में कटौती। जब एक प्रभावी संरचना न होने की कीमत स्पष्ट रूप से दिखाई देने लगती है, तो स्वाभाविक रूप से बदलाव की इच्छा उत्पन्न हो जाती है।
इस अंतर का एक नाम है। इसे भरने वाली वास्तुकला मौजूद है। एकमात्र प्रश्न यह है कि अगली रिपोर्ट में जो बात पहले से ही ज्ञात थी, उसकी पुष्टि होने से पहले कौन सा संगठन इसका उपयोग करने का निर्णय लेता है।
तीन अनुपलब्ध स्थितियाँ — आधारभूत स्तर, प्राकृतिक प्रक्रिया सीमा, पूर्व-संकेत सीमा — केवल आकांक्षात्मक विशेषताएँ नहीं हैं। ये आज Cooperative , सार्वजनिक क्षेत्र, गैर सरकारी संगठनों और सूक्ष्म Enterprise में कम कनेक्टिविटी वाले वातावरण में भी क्रियाशील, कार्यान्वित और कार्यरत हैं, जहाँ रिपोर्टिंग श्रृंखला हमेशा बहुत लंबी रही है और संकेत हमेशा बहुत देर से प्राप्त हुए हैं।
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